Trazer pacientes de volta, sem pegar no telefone.
Uma pequena clínica estética em Lisboa perdia um terço do negócio repetido para o silêncio entre visitas. Construímos um sistema de retorno que transformou esse silêncio em re-envolvimento automático, com toque pessoal — e aumentou as marcações repetidas em 38% em seis semanas.
- Cliente
- Clínica estética, Lisboa
- Projeto
- 2 semanas de construção, 30 dias de suporte
- Stack
- TypeScript · Postgres · Claude · Twilio
- Papel
- Design · construção · entrega
Uma agenda que se esvaziava sozinha.
A clínica funcionava com uma única plataforma de marcações, sem qualquer follow-up para lá do lembrete de consulta. Quando um ciclo de tratamento terminava — tipicamente quatro a doze semanas antes do seguinte —, o paciente simplesmente desaparecia do radar. A rececionista corria atrás manualmente quando tinha tempo, o que era quase nunca.
Quando auditámos a agenda, cerca de um terço dos pacientes que tinham ido duas vezes não voltava para uma terceira visita. Numa clínica em que a economia do negócio vive e morre com a retenção, era a diferença entre andar a empatar e crescer.
Um pequeno conjunto de agentes, a fazer bem uma coisa.
A tentação era construir um CRM. Não construímos. A clínica não precisava de software novo para aprender — precisava que o software que já tinha fizesse discretamente mais trabalho.
Construímos três pequenos componentes que se ligam à plataforma de marcações existente através da API e correm num servidor minúsculo. Juntos, cobrem o ciclo do «última visita» ao «marcado outra vez», sem logins extra para a equipa e sem nenhum paciente falar com algo que pareça um bot.
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Agendador de retorno sensível ao tratamento
Lê o último tratamento de cada paciente, calcula a janela certa de retorno por protocolo e agenda o contacto para o momento certo — não uns fixos 30 dias.
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Redator de mensagens por paciente
Um agente redige um SMS ou email curto que faz referência à última visita e ao tratamento concreto do paciente, no tom da clínica. A rececionista vê o rascunho, edita se quiser, envia com um clique.
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Link de marcação personalizado
Cada mensagem leva um link personalizado direto para um fluxo de marcação pré-preenchido — sugestões de horários ordenadas pela preferência do paciente. Dois cliques, feito.
Uma agenda mais calma que se enche sozinha.
Seis semanas depois do go-live, as marcações repetidas tinham subido 38% face ao mesmo período do ano anterior, sem gasto extra em marketing. A rececionista recuperou cerca de cinco horas por semana — tempo que passou a ir para receber bem os pacientes na sala de espera, em vez de lhes ligar atrás.
O sistema corre em segundo plano. A dona da clínica vê o dashboard uma vez por semana, sobretudo porque gosta de ver os números.
- +38% Marcações repetidas · 6 sem
- ~5h Tempo recuperado / sem
- 2 sem Kickoff → go-live
«A parte mais estranha é como é invisível. Os pacientes dizem que as mensagens não parecem automáticas. Parece só que nos lembrámos deles.» — Dona da clínica, Lisboa